これまで物理的に離れた距離にいる人と仕事をする際には、事前に電話やメールで頻繁に情報交換を行ったうえで、結局何度も足を動かし、時間を費やす必要がありました。
クラウド・サービスは、その空間的な制約から生じる非効率な「仕事」を吹き飛ばす力があります。
もちろん、実際に足を動かし、直接相手と面会して仕事の打ち合わせをする必要は非常に大きいでしょう。私も人と人とが仕事をするうえで、人間関係を大切にすることの重要性は何よりも強調したいと考えてます。
しかし、そうは言っても皆それぞれいくつかの仕事を抱えているのが通常です。
そして、それらは締め切りという時間的制約の中で課題をクリアしていかなければならないわけですから、時間というリソースは最大限確保していく必要があるわけです。
時間をかけていざ面会しても、前回の話しの確認や、内容の薄い話し合いをしてみても残念ながらお互いにメリットが多くありません。
であれば、よりスムーズにお互いの仕事を進めて、重要な時にしっかりと面会して、プロジェクトが終了した時点で皆で打ち上げでもした方が(笑)、余程有効な人間関係も出来上がるような気がします。
現在、私は同業の行政書士と共同で進めている仕事を数件抱えておりますが、その方とは移動に1時間以上かけなければならないところに住んでいるため、クラウド・サービスを利用して資料の作成や情報の共有を行っています。
このことにより、お互いの資料作成の更新情報がネット上の一点に集約されるため、ファイルのやりとりを相手方と直接行う必要がありません。
このクラウドサービスの利用のメリットは主に２点にあると考えます。
- 直接メールでファイルのやり取りをしないため、メール管理が煩雑にならない。
- 情報の更新結果が一点に集約されるため、現在の最新情報を常に確認できる。
１の「直接メールでファイルのやり取りをしないため、メール管理が煩雑にならない。」という点は、皆さんも経験がありませんでしょうか。メールで情報をやり取りすると、一つ一つフォルダわけでもしない限り、いちいちメールを読み返したりしなければならず、何度も同じメールを読むと言う無駄な作業が生じてしまいます。資料のやり取りが頻繁でないなら大した効果は認められないかもしれませんが、それでも様々な人とメール交換をしなければならないことを考えると、煩雑です。何よりも、複数人で情報のやり取りをするときの煩わしさは語るまでもありません（汗）
２の「情報の更新結果が一点に集約されるため、現在の最新情報を常に確認できる。」という点は、「今どうなってる？」のやりとりを省くことができる上に、無用なファイルのやり取りを省くことができるので、効率的に仕事を進めることができます。同じ資料をリアルタイムに全く違う場所にいる人間が確認できることは実にすばらしい！
分かりやすいところで言うと、このようなメリットが挙げられるかと思いますが、このメリットを活かすためにはしっかりと事前にルールを決めておく必要があるのだと感じてもいます。
たとえば、
- ファイルのちょっとした更新でも、かならず共有フォルダに保存しておく
なんてのも大切です。一気に作業を進めるためにオフラインで仕事をし続ける場合もあるかと思いますが、その更新状況を共有仲間もある程度確認できる必要があります。そのため、多少なりとも作業時間に空白が生じるならば、小まめに情報の更新をしておく必要があるでしょう。
- 最低限毎日アクセスする時間帯を決めておく
なんてことも大切なように思います。頻繁に情報を更新しても、その情報を実際に共有して把握していなければ絵に描いた餅です。電話連絡をする際にも「●●の件だけど見てくれた？」っていうやり取りをする際に、相手が見ていなければ情報共有をしている意味がありません。そのため、たとえば、毎日「正午と17時頃にチェックする」など、事前に決めておくことが必要だと思います。
- 進捗状況を共有する
これはファイルの共有ではなく、その周辺事情の共有です。
同じオフィスで仕事をしている限り、「どんな感じ？」っていうことをすぐに確認し合うことが可能です。しかし、空間が異なる相手と仕事をする場合には、お互いの現在の状況は見えません。自分がどれだけシンドイ思いをしていても、相手には何一つ見えないのです。
そのため、プロジェクト毎に進捗状況を確認できるような方法を決めておく必要があると思います。
進捗状況の管理には、個人的にはChatWorkやクラウド・フォルダ上に一つのテキストファイルにどんどんお互いに書き込みをしていくような手法が良いのではないかと思います。一つの「掲示板」を作り上げるようなイメージですね。
以上、私の雑感を書いてみましたが、皆さんはどのような工夫をされていますか？物理的な空間を取りはらうからこそ、マメさが大切になるように思います。何よりも「仕事仲間がどのように考えるか？」という相手方に立った姿勢が大切なのです。
- お金をかけず
- 素人でも使いやすい
という要素を持った、情報共有の方法がありましたら是非教えてください！
私も簡単に使えるアプリケーションなどを、紹介できたらと思います！